1-on

David Allen bir zaman yönetimi danışmanı ve en çok satan yazar. Fortune 500 şirketleri, küresel kâr amacı gütmeyen kuruluşlar ve ABD devlet kurumları da dahil olmak üzere yüz kuruluşta bir milyondan fazla profesyonel için verimlilik ve iyileştirme programları geliştirdi.

Milyon dolarlık bir şirket işletiyor ve üç şey yazdı: İşleri Tamamlama: Stressiz Üretkenlik Sanatı ve Her Şeye Hazırlık: 52 İşleri Yapma için Verimlilik İlkeleri. David Allen, BAŞARI ile daha fazla iş yapmak için yaptığı iki dakikalık kuralını tartışıyor.

BAŞARI: Daha başarılı olmak için küçük zaman pencereleri kullanan insanlar hakkında konuşuyorsunuz. Bize bunu nasıl etkili bir şekilde yapacağımızı söyleyin.

David Allen: Birçok insan erteliyor çünkü bir sonraki eylemlerinin ne olması gerektiğini bilmiyorlar. Bundan sonra ne yapacağınızı gerçekten belirlediğinizde, 'Ah bir dakika bekleyin, bilirsiniz, bunu oldukça hızlı yapabilirim' derken, ilerleme kaydettiğinizde. Bir parça bilgi almak için internette gezinmek ya da telefonu alıp kız kardeşinize sesli mesajına bir mesaj bırakmak olabilir… Çoğu zaman bir şey üzerinde bir sonraki adım oldukça hızlı bir şekilde yapılabilecek bir şeydir. Bu nedenle yapılacak ilk şey, her şeyin bir sonraki eylem seviyesine ayrıldığından emin olmaktır. Ve sonra bir zaman penceresi alırsanız, tüm bu eylemlere bakın ve bu tür bir zaman dilimine uyacak bir tane seçin. Gerçek şu ki, pek çok şey yapılması iki dakikadan az sürer.

BAŞARI: Bize iki dakikalık kuralınızı anlatın.

David Allen: İki dakikalık bir kuralım var: Bir eylemin iki dakika içinde yapılabileceğini belirlerseniz, aslında bunu yapmalısınız, çünkü onu düzenlemek ve gözden geçirmek daha uzun sürecektir. ilk farkettiğinizde bitirin. Bir sonraki adımın ne olduğu sorusundan kaçınmazsanız, o zaman iki dakikalık birçok şey yapılabilir. Şimdi, yeni büyük bir e-tablo hazırlamak gibi daha uzun zaman alacak bir sonraki adımınız var. Bunu iki dakika içinde yapmak istemezsiniz. Eski e-postaları temizlemek veya dosyalarınızdan bazılarını temizlemek gibi garip küçük pencereleri aldığınızda yapılacak küçük şeyleri tutmak iyi bir fikirdir. Etrafımda tuhaf bir zaman penceresi bulduğumda ve fazla enerjim olmadığında yapacak çok şey var. Diyelim ki büyük bir telefon görüşmesini bitirdim ve yedi dakika boyunca başka bir telefonum yok, büyük olasılıkla e-postalarımdan spam temizliyor olacağım veya bir dosyayı temizlemeyi veya belki de bir bardak alıp Kahve.

BAŞARI: Bahsettiğiniz bu iki dakikalık kural sizden öğrendiğim ve her gün kullandığım şeylerden biri. Bilirsiniz, bir e-posta gelen kutunuza gelir ve bir karar verirsiniz, bu iki dakika içinde yapabileceğim bir şey mi? Ve eğer öyleyse, temizleyin, yapın, halledin, devam edin. Değilse, bu tür etkinliklere odaklanacağınız zaman parçaları için dosyalayın. Bu doğru mu?

David Allen: Evet. Biliyorsunuz, bir çok insan kitabımın kesinlikle güçlü bir parçası olan İşleri Yapmam'ı buldu ve bence bu sadece iki dakikalık şeylerden kurtulmanın verimliliği değil, aynı zamanda park etmek zorunda değil, tekrar bak ve tekrar düşün. Dışarı almak. Teflon gibi ol. Bırak oradan çıksın. İnsanların, karşılaştıklarında, şeyler hakkında tam olarak ne yapmaları gerektiği hakkında yönetici kararları almaları için eğittiğini düşünüyorum. Bu iki dakika içinde yapabileceğim bir şey mi? Bu soru aslında, gerçekleşmesi gereken bir sonraki şey hakkında yönetici kararını vermeniz için sizi kandırıyor ve bu gerçekten insanların ihtiyaç duyduğu eğitim.