1-on

Uzmanlar Yaklaşıyor Louis Barajas, Küçük İşletme, Büyük Yaşam ve Aşırı Çalışanlar, Bunalmış ve Düşük Ücretli finans uzmanı ve iş yazarıdır .

Jan Yager 1980'lerden beri zaman yönetimi ve atölye çalışmaları yürütüyor. Zaman yönetimi üzerine üç kitabın yazarı, en son Work Less, More More: The 14-Day Productivity Makeover.

Peggy Duncan kişisel üretkenlik uzmanı, konuşmacı, danışman ve The Time Management Jogger ve Conquer Email Overload'un Better Habits ile yazarıdır .

S. Sık sık farklı teslim tarihlerine sahip çeşitli projeler üzerinde eşzamanlı olarak çalışıyorum ve kendi projeleriyle çalışanlarım var. Zorluğum, hiçbir şeyi ihmal etmeden her projeye yeterince odaklanmak, ancak yine de vites değiştirmek ve soruları personelden cevaplamak. Yardım edebilir misin?

Jan Yager: İş dünyasında ya da yaratıcı yazı ya da sanat dünyasında başarılı bireylerin projeler arasında gidip gelebildiklerini gördüm. Şimdi bu, aynı anda birkaç proje yapmaya çalışma eğiliminde olan çoklu görevden farklıdır. Daha Az Çalışın, Daha Fazlasını Yap adlı kitabımda işaret ettiğim gibi, çoklu görev bölümünde gerçekten yapmak istediğiniz şey seçici dikkat olarak adlandırılan şeydir. Birçoğumuz, bu projeleri bitirmek için ne kadar zaman harcarsa bir, iki, beş, 10 hatta 20 projeyle uğraşmak zorundayız. Ancak - ve bu çok önemli bir “ama” - seçici dikkat kısmı, belirli bir proje üzerinde çalışırken - A projesinden B projesine geçtiğinizde - tamamen bir projeye odaklanmış olmanızdır. Dikkat dağıtan şeylerden kaçının ve iki veya daha fazla proje arasında ileri geri gitmeyin. Odaklanın ve bitene kadar üzerinde çalıştığınız her şeye odaklanın veya herhangi bir nedenden ötürü tekrar değişmek zorunda kalın (örneğin, yeni bir zamanında talep veya beklediğiniz bir bilgi, vb.).

Louis Barrajas: Çoklu görevler kendi projelerinizle yeterince zor. Diğer insanların projelerinden sorumlu olduğunuzda, bu önemli ölçüde karmaşıktır. Yapı ve sistemler oluşturmak önemlidir. Tipik olarak, sorun proje miktarı değil, tüm son teslim tarihlerine sahip insanların kesintileri. Her proje için zaman planlayabileceğiniz bir proje takvimi oluşturduğunuza dikkat etmelisiniz. Projelerim üzerinde çalışma süresini engellemek ve projelerini gözden geçirmek üzere personelimle randevu almak için Microsoft Outlook kullanıyorum. Ayrıca Microsoft Outlook Görevlerini, çalışanlarıma ilerlemeleri konusunda güncel tutabilmeleri için görevler atamak için kullanıyorum.

Peggy Duncan: Ne kadar iş yaptığınız değil; bu yüzden ve nasıl yapıyorsun. Her projeye ayrı ayrı bakın ve herkesin zamanına değdiğinden emin olun. Ardından, en az zaman ve çaba ile nasıl yapılacağını öğrenin. Daha iyi süreçlerle, çalışanlarınızı yeterince eğitmek daha kolay olacaktır ve bu da daha az soru sormalarıyla sonuçlanır.

Her projede çalışmak için zaman planlamalısınız ve birinden diğerine atlamaktan kaçınmalısınız. Her seferinde bir şeye odaklanırsanız ve daha sonra bitirirseniz veya mantıklı bir durma noktasına ulaşırsanız daha fazlasını yaparsınız. Çoklu görevin bir şeyi tamamlamanın getirdiği memnuniyeti soymasına izin vermeyin.

Farkında olmadan, her zamanki gibi çalışmaya devam etmiş olabilirsiniz, asla daha iyi bir yol olmadığını düşünebilirsiniz. Bunu düşünmek ve mantıklı adımlarla her şeyi düzene koymak ve belgelemek için yeterince uzun süre durun. Siz ve çalışanlarınız böyle çalışmaya başlarsanız, her şeyi yapmak için yeterli zamanınız olacaktır.

S. Evimden bir iş yürüttüğümde işime nasıl odaklanabilirim?

Jan Yager: Eğer evde etkili bir şekilde çalışmaya odaklanamıyorsanız, ya işinizde başarısız olacaksınız, dışarıdaki bir ofise girmek zorunda kalacaksınız ya da aileniz hayal kırıklığına uğrayacak ve kafanız karışacaktır. Bu nedenle, ilk adım, herkesin 9'dan 5'e, 8'den 4'e, hatta 9'dan 2'ye kadar olup olmadığını bilmesi için planlanmış çalışmalara sahip olmaktır. Bulaşıkları yapmıyor veya kişisel arama yapmıyorsunuz. Bunlar sizin çalışma saatlerinizdir ve herkes bilir ki, belirlenen çalışma süresine saygı duyacaklardır.

Evden çalışmanın avantajları vardır ve bu avantajlardan biri esnekliktir. Dolayısıyla, programınıza bu kadar katı olmayın, istisnalar yapmazsınız. Örneğin, çalışma hızınızı ayarlamak ve mola vermek önemlidir. Ev tabanlı bir işçi olsanız bile çalışma sürenizi kısın. Bilgisayarınızdan kalkın ve mola vermek isterseniz, bir yürüyüşe çıkın veya çamaşırları çamaşır makinesine atın.

Bir dış ofiste çalışsanız bile, uğraşmanız gereken dikkat dağıtıcı şeyler ve zorluklar olduğunu unutmayın. Akşam yemeğinin zamanı geldiğini soran aile üyesi yerine, “düşüş” ziyaretçisi olan salondan aşağı doğru çalışan olabilir.