3

Bu hafta, daha başarılı toplantıların nasıl planlanacağı ve yapılacağı konusunda girdi arayan bir gazeteci ile röportaj yaptım. Bu çok önemli bir konu, bu yüzden bu noktaları sizinle paylaşıyorum… Verimsiz, dümensiz, kıvrımlı, etkisiz, pırıl pırıl, beyin uyuşturucu toplantılarda ne kadar üretken yaşam gücünün ezildiğini bilmek korkutucu bir istatistik olacağını düşünüyorum. Yine de, iyi organize edilmiş ve tamamen ilgili zihinlerin iyi organize edilmiş toplantıları, iş gününüzün en verimli etkinliği olabilir.

Daha muzaffer toplantılar yapmak için:

I. Oyun Öncesi Planı

Amaç: Açık bir amaç, tanımlanmış hedefler ve bu toplantıyla aradığınız belirli sonuçları belirleyip yazana kadar toplantı çağırmayın. Bu, toplantıların çoğunun gerekliliğini ortaya çıkaracaktır.

Nişanlanma kuralları: Çatlak (dut) başları yok… Tam odaklanma ve katılım Karartma kapalı, telefonlar kapalı ve dizüstü bilgisayarlar kapalı - istisna yok. Başkanla görüşseydin (tamam diyelim Oprah) telefonunu kapatırdın, değil mi? Herkese aynı saygıyı gösterin. İnsanların oyuncaklarıyla uğraşabilmeleri için molalar verin, ancak tam bir katılım politikasını cesurca uygulayın.

Davet listesi: Sadece bu integrali tartışmaya davet edin. Diğer herkes 10 dakikalık özet güncellemesini alabilir. Masum seyircileri bu slog festleri boyunca sürüklemeyin. Diyaloğa sadece kilit katkıda bulunanlar tam eğlence ücretiyle acı çekmelidir.

Misafir görünümlerini planlayın: Toplantıya 30 dakikaya kadar bazılarına ihtiyaç duyulmayacaksa, yalnızca o zaman gelmelerini sağlayın ve katkıları sona erdiğinde hemen ayrılın.

Gündem: Bir taslak gündemi yayınlayın ve katılımcılardan önceden geri bildirim, öneri ve girdi alın. Bu, gündemi geliştirecek ve katılımı sağlayacaktır.

Hazırlık isteyin: Toplantıdan önce incelenmesi veya incelenmesi gereken referans malzemeleri dağıtın. Toplantı artık arka plan bilgileri incelemesine değil, tartışma ve kararlara odaklanabilir.

II. Oyun Başladı!

Pep talk: Grubun ana amacını hatırlatan ve hedefleri sonuçlandırarak başlayın.

Hakem: Zaman polisi ve hakem olmak üzere birini görevlendirin. Bir bölümün sonuçlarına yaklaşırken gündeme gelen 2 dakikalık uyarıyı vermelerini sağlayın ve zor durağı (ayrıca planlanan “ticari molaları”) bildirin. Birisi “saçak” ya da sohbeti bir tavşan deliğinden aşağı indirmeye başlarsa, sarı kartı atmasını sağlayın, sohbete “çevrimdışı” (toplantı dışında) gitmesini veya bilgileri yazılı hale getirip gruba geri aktarmasını önerin.

Kavga! Kavga! Kavga! (Ama adil olarak): Tartışmayı, anlaşmazlığı ve anlaşmazlığı teşvik edin. Herkes her şeyi kabul ederse, bir toplantıya ihtiyacınız yoktur. Savaşın, ama adil savaşın. İnsanlara değil fikirlere saldırın; karşıt görüşe sahip kişinin karakteri değil, kavramlarla savaşın. Gereksiz pürüzlülük ya da sportmenlik dışı davranış yok ya da oyundan atılır.

III. Oyun Sonrası Özeti

WWW: Toplantı sonrası eylem ve çıktılar nedir? Biz buna WWW diyoruz - Kim, Ne, Ne Zaman? Her eylemin, yalnızca belirli bir teslimat tarihine sahip bir kişi tarafından yüzde 100 sorumlu olması gerekir. Önemli noktaları ve WWW'leri tüm katılımcılara dağıtın. Herkesin WWW'lerini takip etmesi için birini atayın.

Tutarlılık: Özensiz oynamaya başlarsanız, üretkenlik oyununda kaybetmeye başlayacaksınız. Bu pervasız davranışa devam edin ve hatta kilit oyunculara mal olabilir - toplantılarla ölüm.