E-karmaşasını temizlemenin 5 yolu

Bu kolay ipuçlarıyla elektronik dosyalarınızı karışıklığa dayanıklı

Getty Images tarafından fotoğraf

Tüm bu kağıt dosyaları (makbuzlar, vergi beyannameleri, sigorta belgeleri ve daha fazlası) dijital versiyonlara dönüştürmeye karar verdiniz. Dosyalarınızı hava durumu ile ilgili felaketlerden korumanıza ve alandan tasarruf etmenize, yeşilleşmenize ve evdeyken bile dosyaları kullanışlı tutmanıza yardımcı olacak akıllıca bir harekettir (bulut şaşırtıcı değil!).

Eski belgelerinizi taradıktan ve parçaladıktan, dosya dolabını fırlatıp bir rahatlama soluduktan sonra, bittiğinizi düşünebilirsiniz, değil mi? Pek iyi değil. Hacimli elektronik dosyalarınız, güvencesiz kağıt yığınları kadar çirkin olmayabilir, ancak bu onların dağınıklığa karşı korumalı olduğu anlamına gelmez. Düzenli bir masaüstü oluşturun ve Evernote'ta sertifikalı profesyonel bir organizatör olan Joshua Zerkel'in bu ipuçlarıyla bazı bulut kontrollerini uygulayın:

1. Beyniniz için düzenleyin.
Bir belge ararken, önce hangi kategoriye girdiğini düşünür müsünüz? Yoksa ne zaman vermiş olabilirsin? Cevabınız, size düşünce sürecinize en iyi hizmet edecek olan organizasyon sistemini nasıl bir araya getireceğinizi söyleyecektir. Kategorik bir düşünürseniz, geniş konular için ayrı kaplar oluşturun; Zihniniz kronolojik olarak hareket ediyorsa, klasörleri yıla göre düzenleyin.

2. Dosya adlarınızla açıklayıcı olun.
Çok belirsizseniz, içeride tam olarak ne olduğunu görmek için dosyaları açarken zamanınızı boşa harcarsınız. Zerkel, içeriğin özetini, satıcının tarihini ve adını da eklemelisiniz. Yani, "Sigorta" yerine "Devlet Çiftliği Ev Sahipinin Sigorta Planı 2015" olduğunu düşünün.

3. Şeyleri görünürde tutun.
Zerkel'in yaptığı önemli hatalardan biri insanların yaptıklarını görüyor: Aradıklarını bulmak için sonsuz bir klasör ve dosya zincirine göz atıyorlar. İdeal olarak, tüm ana klasörlerinizin görünür kalmasını sağlayın, böylece tek bir pencereye bir göz atabilirsiniz - 25 veya daha az öğe düşünün.

4. Gereksiz alt klasörleri kaldırın.
Klasörler içindeki klasörler içinde klasörler oluşturmak titiz görünebilir, ancak yalnızca aradığınız bilgileri gizler. Kendinizi yalnızca birkaç alt klasör katmanıyla sınırlayın, Zerkel diyor ve yalnızca bir veya iki dosya içeren herhangi bir şeyi ortadan kaldırın.

5. Kendiniz için kısayollar oluşturun.
Masaüstünüzde aktif projeler için kısayollar bulundurmak size zaman kazandırır, çünkü bunlara kolayca ulaşabilirsiniz. Projenizi tamamladıktan sonra - örneğin, bu yılki vergi beyannamesini doldurmak ya da mutfak şeklini bitirmek - kısayolu silebilirsiniz.