Anlamsız toplantılardan kaçınmanın 8 yolu

“Eğer tek kelimeyle, insan ırkının tam potansiyeline ulaşamamasının ve asla başaramayacağının nedenini bu kelime toplantılar olarak tanımlamak zorunda olsaydınız” - Barry'yi sür

Pulitzer Ödüllü köşe yazarı ve yazarın değerlendirmesi doğru. Microsoft tarafından dünya çapında yaklaşık 38.000 kişinin katıldığı yeni bir anket ABD'li işçilerin her hafta 5.5 saat toplantı yaptığını ve yüzde 71'inin bu toplantıların verimli olmadığını söyledi.

Zor dolar olarak, kötü toplantıların fiyatı çok büyük. Bazı tahminler, ulusal maliyeti kayıp zamana soktu ve yetenekleri yılda 200 milyar dolar kadar boşa harcadı.

Peki ne yapılabilir? İşletme sahipleri ve yöneticileri meşhur zaman emiciliğini nasıl değiştirebilir?

1. Sadece hayır de.

Güney Kaliforniya Üniversitesi Marshall İşletme Okulu'nda ders veren girişimcilik uzmanı Kathleen Allen, toplantılardaki en büyük problemin çok fazla olmasıdır. “Birçok lider bunu gösteri için yapıyor” diyor. Bir toplantının insanların yaptıklarını bildirmesini sağlaması amaçlanıyorsa, bunun yerine bir not yazmasını isteyin.

Önceden planlamak. Toplantılar için buluşma sendromundan kaçınmanın bir yolu, hedefleri önceden belirlemektir. Bir gündem belirleyin ve ona bağlı kalın.

2. Saati izleyin.

Büyük bir zaman kaybı, insanların gelmesini bekliyor. Bazı yöneticiler, 8:47 am gibi tuhaf zamanlarda toplantılar planlayarak çabukluğu teşvik ederler. Zaman sınırı var (tercihen bir saatten fazla değil) ve tüm gündem maddeleri tartışılmasa bile buna bağlı kalın. Stragglers'a gelmeden önce tartışılanları söyleyerek asla zaman kaybetmeyin.

3. Davet listesini özelleştirin.

Walt Disney, hademe de dahil olmak üzere herkesten bilgi istemekle ünlüdür. Steve Jobs, karşılaştırmaya göre, orada olmaları gerektiğini düşünmezse, insanları toplantılardan çıkarmakla meşhurdu.

Uzmanlar, anahtarın sadece bir sorun veya sorunu çözmek için gerçekten ihtiyaç duyanları davet etmektir. Bir toplantıya çağrılmak bir durum sembolü olmamalıdır.

Seattle bölgesindeki bir yazılım iş danışmanı olan Greg Smith, hızın çok önemli olması durumunda, bir projenin hızlı bir şekilde ilerlemesi için daha fazla insanın getirilmesi gerekebileceğini söylüyor. Bununla birlikte, normal iş sürecinde, daha küçük daha iyidir. “Beş kişi bizi yüzde 90'a götürebilir” diyor. “En az insanla ne kadar ileri gidebileceğimizi dengelemeye çalışıyoruz, böylece herkesi birbirine bağlayan zaman ve para kaybetmiyoruz.”

4. Toplantıları rahatsız edin.

Smith, yazılım geliştirme firmaları arasında bir standart olan çevik proje yönetimi öğrencisi. Temel taşlarından biri, tam olarak ne olduğunu açıklayan günlük scrum veya günlük standup'tur - bir toplantı sandalyeleri sans . Smith, insanları ayakta tutmanın toplantıların kısa (asla 15 dakikayı geçmeyecek şekilde) ve noktaya geldiğinden emin olmasını sağlar.

Toplantı başlamak için odaklanmamışsa, sandalyeleri kaldırmak çok iyi olmayabilir. Yine de başka seçenekler var.

5. Bir toplantıyı egzersize dönüştürün.

Teknoloji düşünce lideri Nilofer Merchant, yürüyüş toplantısının erdemlerini öven TED Talk için 2013 yılında çok fazla vızıltı aldı. The New How, daha iyi iş sonuçları için işbirliği yapmanın yollarını açıklayan Merchant, “Oturmak neslimizin sigara içicisi oldu” diyor.

Kariyeri için sağlığını feda etmek yerine, duff'tan indi. Satıcı şimdi iş tartışırken haftada 20 ila 30 mil yürüyor. “Kutudan çıkarken, kutudan çıkıp düşünmeye yol açan inanılmaz bir şey var” diyor.

Yürüme ve konuşma toplantısı büyük şirket toplantıları için işe yaramayabilirken, Allen ofis dışına çıkmanın (bir tür mini-inziva) bir artı olabileceğini söylüyor. “Bir grup için çalışıyorsa ve bir grup daha iyi yürüyor ve konuşursa, neden olmasın?” Diyor.

6. Daha iyi bir toplantı görselleştirin.

Allen, insanların fikirlerini ifade etmelerini sağlamak için bir beyaz tahta kullanmak, yeni fikirler üretmenin ve toplantının odaklanmasını sağlamanın iyi bir yolu olduğunu söylüyor. “İdeal toplantı odamda, tüm duvarlar beyaz tahta olurdu.”

7. Son teknoloji video konferans kullanın.

1, 4 milyar dolarlık küresel bir dev olan Polycom'un kıdemli başkan yardımcısı Ashan Willy, bir zamanlar sadece seyahatten tasarruf etmenin bir yolu olarak görüldüğünde, video konferansın iş iletişimi için anahtar haline geldiğini söylüyor.

Bir zamanlar konferans masalarının ortasında uzay gemisi görünümlü cihazlardan çıkan meçhul sesler sunan video teknolojisi, artık çalışanların binlerce mil ötedeki toplantılara aktif olarak katılmalarına izin veriyor. Willy, “Kullandığımız teknoloji aslında bir kişinin sesini ve hareketini algılayıp yüze yakınlaştırabilir” böylece herkesin yüz ifadeleri kolayca okunabilir. “Bu uzaktaki kişiyi toplantının bir parçası gibi hissettiriyor.”

8. Başarı başarıyı doğurur.

Bir toplantının israf mı yoksa kazanan mı olduğunun gerçek testi, işçilerin bir hedefe ulaştıklarını hissedip bırakmadıklarını ve ne yapmaları gerektiğini tam olarak anlayıp anlamadıklarını söylüyor. Bu hedeflere ulaşmak gelecekteki toplantıların tonunu belirleyecektir. “Tutarlı bir üretken sonuç geçmişiniz varsa, o zaman insanlar toplantılarınıza katılmaya ilgi duyacaklardır” diyor.