Haftada 25 saat fazladan boşaltma için 7 yol

İşte tüm CEO müşterilerimden yapmasını istediğim bir şey:

1. Haftanın en yoğun gününü seçin. ( Çoğu Pazartesi için. )
2. O gün yaptığınız her şeyi (dakikaya kadar) tek bir kağıda yazın. ( Üç dakika çörek yiyerek ve dışarıda bir güvercin izlerken 17 dakika geçirdiyseniz, yazın. )
3. O dakika dakika dökümünün bir kopyasını bana faksla ve sohbet edelim.

Dünyanın dört bir yanından yüzlerce CEO ile çalıştım ve bu egzersizi tamamladıklarında hepsinin ortak yönlerini biliyor musunuz? Ofisteki en yoğun günlerinde, günlerinin yüzde 50'sini e-postayla geçiriyorlar!

Bu modeli ilk fark ettiğimde şok oldum. Eşsiz yeteneklerinin en çok ihtiyaç duyulduğu günlerde zamanlarının çoğunu e-posta ile ( düşük seviyeli bir beceri ) geçiren yüksek vasıflı, iyi eğitimli liderlerden bahsediyoruz.

Verimsiz hakkında konuşun.

Şaşırtıcı bir eğilim olsa da, Reuters tarafından yayınlanan son bir anketi okuyana kadar ortalama bir işçinin GÜNDÜZÜNDE 6, 3 saat kadar e-postada harcadığını söyleyene kadar bunun bir salgın olduğuna gerçekten inanmadım.

Bu ciddi bir sorundur.

Çok fazla insan daha uzun ve daha uzun saatler çalışıyor , "Başarılı olmak için ne gerekiyor" diye zorluyor. GÜNden bir saatten fazla sürmemesi gereken bir göreve 6, 3 saat kadar zaman harcadıklarını fark etmiyorlar.

Bu, e-posta alışkanlıklarınızdan yalnızca siz yararlanabiliyorsanız , haftada en az 25 saat hayatınıza geri dönebilirsiniz ( ailenizle geçirmek, bir hobi peşinde koşmak ).

İyi haber şu ki, yapabilirsiniz.

Yarın bu zamana kadar e-posta zamanınızı yarıya indirmek için kullanabileceğiniz yedi basit zaman kazandıran hack:

Zaman Kazandırıcı Hack # 1: Artık uzun e-posta zincirleri yok.

E-posta zinciriniz beşten fazla ileri geri yanıta ulaştığında, telefonu alma zamanı gelmiştir.

Elbette, hızlı bir yanıt yazmak daha kolay olabilir, ancak hesaba katmayı unuttuğunuz şey, karşı tarafın cevap vermesini beklemek için harcanan zamandır. Yanıt beklemek, beynimizde açık döngü adı verilen bir işlemi tetikler. Döngümüzü kapatabilmemiz için araştırmamızın cevabını bilmek istiyoruz.

Ama cevap çok uzun sürdüğü için, başka bir yere bakıyoruz. Facebook. Heyecan. Youtube. Nerede olursa. Beynimiz sonucu ister; İnternet bunu sağlıyormuş gibi yapar.

Yirmi dakika sonra hala bekliyoruz, hiçbir şey yapılmadı.

Bunun yerine, telefonu alın, hızlı sohbet edin, döngüyü kapatın ve devam edin.

Zaman Tasarrufu Hack # 2: Yavaş saatlerde e-posta.

İşte püf noktası: İnsanların size hemen e-posta göndereceğini bildiğinizde e-posta göndermeyin. Bunun yerine, bir yanıt beklemek istemeyeceğinizi bildiğiniz bir zamanda e-postanızı gönderin.

Hemen bir yanıt almanız gerekiyorsa, yukarıdaki Zaman Kazandıran Hack'e bakın.

Zaman Kazandıran Hack # 3: Aslında "e-posta gönderirken" e-posta gönderin.

E-posta verimsiz değil; bu bizim verimsiz ve savurgan kullanımı. E-postanızdayken e-posta gönderin.

E-posta yanıtı yazarken YouTube videolarını ayrı bir tarayıcıda izlemeyin. Dosya gönderirken Skype'ta sohbet etmeyin. Email.

İçeri gir, yapman gerekeni yap, dışarı çık ve yoluna devam et.

Zaman Kazandıran Hack # 4: Hazır yanıtları kullanın.

Aynı e-postayı bir hafta içinde bir kereden fazla gönderirseniz, önceden yazılmış hazır yanıtları kullanmanız gerekir.

Durumunuzda hazır yanıtların çalışacağından emin değil misiniz? 30 gün boyunca deneyin. Sonuçlara şaşıracaksınız.

Zaman Kazandıran Hack # 5: 2 dakikalık kural.

Üç gün e-posta yazarak zaman ayırın. İki şey sizi şaşırtacak:

1. İki dakika aslında uzun bir zaman.
2. İki dakikadan fazla e-posta yazıyorsunuz.

E-postanız iki dakikadan uzun sürerse ne yaparsınız? Tahmin ettin. Telefonu aç.

Zaman Kazandıran Hack # 6: İnsanlara meşgul olduğunuzu söylemek için otomatik yanıt e-postalarını kullanın.

Çoğu için, e-posta ile en büyük dikkat dağıtıcı şey gönderdiğiniz şey değildir, ancak gelen kutunuzu isteklerle doldurmaya devam eder.

Bu zaman alıcıları azaltmanın en hızlı yolu, böyle bir şey söyleyen bir otomatik yanıt e-postası oluşturmaktır:

Sizden böyle bir e-posta alan çoğu insanın zamanınıza saygı duymayı hızlı bir şekilde öğreneceğini ve onlara iletişim alternatifleri sunmanın, istediklerini hâlâ aldıkları ve bu nedenle daha fazla zaman özgürlüğü elde ettiğiniz anlamına geldiğini göreceksiniz.

Zaman Kazandıran Hack # 7: Sanal bir asistan edinin.

Çok fazla kişi “gelen kutusu kaygısından” muzdariptir; bu da onları gelen kutularının hangi koşulda olduğunu kontrol etmeye, tekrar kontrol etmeye ve sonra tekrar kontrol etmeye zorlar.

Çözüm, endişelenmek için başka birini işe almaktır, böylece gereksiz yere kontrol ettiğiniz zamanı bölümlere ayırabilir ve azaltabilirsiniz.

E-posta ayrıştırma, Upwork gibi sitelerde en popüler iş ilanlarından biridir ve bunun iyi bir nedeni vardır. Sizin için e-postaları sıralamak, düzenlemek ve hatta planlamak için saatte sadece birkaç dolar karşılığında birini işe almak, üretken olmanız için gereken rahatlığı sağlar.

Profesyonel ipucu: Asistanınızı düşük seviyeli, öncelikli olmayan e-postaları tanıyacak ve yanıtlayacak şekilde eğiterek zamanınızı daha da serbest bırakın.

Bu stratejiler basit, ama işe yarıyorlar. İlk başta tutarlı kalmak için mücadele edebilirsiniz, ama pes etmeyin.

Alışkanlıkları oluşturun. Zaman kazanın. Kendinize haftada 25 saat daha verin.