Ofis kesintilerinin 'korkunç, korkunç, iyi, çok kötü' etkileri

Ortalama bir ofis çalışanının her üç dakikada bir kesintiye uğradığını ve bıraktıkları yere geri dönmelerinin 23 dakika sürebileceğini biliyor muydunuz?

Verimlilik ve iş akışı danışmanı Edward G. Brown, bu gibi kesintilerin ofis üretkenliği, iş memnuniyeti, performans kalitesi, şirket karları ve kişisel memnuniyet üzerindeki zararlı etkilerini inceledi ve bu da şunları buldu:

Araştırmam sayesinde, çok disiplinli, odaklanmış insanların bile “zaman haydutlarına” günde üç ila beş saat boyunca rutin olarak kaybettiklerini keşfettim (ancak onları masum bir şekilde kesen insanlar). Sonuçlarım kristalleşiyordu ve ben onları bir kitapta ortaya koymaya başladım. Sonra beni rahatsız eden bir aydınlanma başladı….

Bir veya daha fazla mükemmel çalışana önemli, acil bir görev verirdim ve gideceklerdi - heyecanlı, kararlı ve odaklanmışlardı. Ama bildiğiniz bir sonraki şey, onları başka bir fikir, soru veya ödevle arayacağım. Telefonu kapatırdım, gündemi güzelce temizlediğimden memnunum. Ama onların nasıl hissettiğini düşünüyorsun?

Sönük, cesareti kırılmış, dikkati dağılmış - işte böyle. Derinlemesine daldıkları ve heyecanlandıkları bir projeyi aniden çıkardılar. Dikkatlerini, patronlarının aniden heyecanlandığı ve iyi çalışanların patronun coşkusuna getirdiği hevesle cevap verdiği başka bir konuya geçmek zorunda kaldı.

Onları kesintiye uğratarak, hakkında yazdığım tüm o kesinti hastalıklarının yolunu açıyordum. Bir zaman haydutuydum.

Ne olmuş yani? diyor olabilirsiniz. Patron sizsiniz; öncelikleriniz ekibiniz için gündemi belirlememeli mi? İşte “ne olmuş”:

Birincisi, kısa kesintiler zararsız değildir. Kısa bile değiller. Görünen kısalığı, zaman haydutunu masum hissettirir, ancak kesintiler, ne kadar hızlı olursa olsun, hasar verir.

Çalışanlar görevden çekildiler, ancak uzun süre onları meşgul ettim. Ve bitirdiğimde, bıraktıkları yerden aldıklarını düşünüyor musunuz? Hayır, projeye tekrar dalmak, nerede olduklarını ve sonra ne yapmaya karar verdiklerini hatırlamak zorunda kaldılar ve sonra ilham ve coşku geri döndü.

Daha sonra yeniden gruplanmaktan duydukları hayal kırıklığını bastırmak zorunda kaldılar, çünkü bir rulodaydılar ve şimdi bayat hissediyorlar. İvme kaybetmişlerdi, ama profesyoneller, bu yüzden bulundukları yere geri dönmek için ne kadar enerji harcarlarsa. Ancak, enerji harcaması ve zaman kaybını telafi etmeleri gerektiğini bilmek yorgunluğa neden olur. Sıkıntı ve yorgunluk, düzeltilmesi daha da uzun süren hatalara yol açar.

Bu yüzden çalışanların zamanını çalarak, ne kadar büyük bir patronla bu kadar özgürce ilgilenebileceğimi düşünürken işlerini mahvediyordum.

Sonra bir üretkenlik ve kar kaybı yaratıyordum . İnsanları işe almak zamanlarını ödemek demektir. Bunca zaman onları raydan çıkardıktan sonra tekrar yoluna devam etmek için mi harcadılar? Bunun için ekstra ödeme yapıyordum! Fazla mesai ya da fazla çalışan insanları zam ve ikramiyelerle mutlu etmek için olsun, daha az almak için daha çok harcıyordum.

Son olarak, bireyler, performans, zaman ve memnuniyet hakkındaki en derin inançlarımla çelişen bir kültür modelleyerek korkunç bir örnek oluyordum. Telefonu elime alıp meşgul insanları uygun bir şekilde kesebilirsem, neden başka biri aynı şeyi yapma konusunda herhangi bir ilişkiye sahip olsun ki? Kesinti kültürü, patronun zamanını ve konsantrasyonunu ucuz bir meta gibi ele aldığı yerde gelişir.

Bir zaman haydutu olmaktan da suçlu olabileceğini mi düşünüyorsun? İşte birkaç ipucu:

1. Alışkanlığınızın maliyetini hesaplayarak kendinizi değiştirmek için motive edin.

Muhafazakar bir biçimde, her çalışanın kesintilere günde iki saat kaybettiğini tahmin edin. Bu verimsiz dolarları saat başına toplayın. Veya şu şekilde hesaplayın: Eğer iş yerim tipikse, çalışanlar günde üç ila beş saat kaybediyor demektir. Yani, kesintileri tamamen ortadan kaldırırsak, yaklaşık yüzde 30-40 daha az çalışanla ya da daha fazla iş üretebileceğimizle başa çıkabiliriz. Mesele şu ki, ona bir kalem koyun, böylece kararlılığınız tükendiğinde, neden değişmeniz gerektiğini hatırlayabilirsiniz.

2. Kapıdaki ayrıcalığınızı kontrol edin.

İstemeden önce ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmadan çalışanlarınızın dikkatini çekmek için yönetici ayrıcalığı istemiyor musunuz? Öyleyse, değiştirmek ilk başta kolay olmayacak. Boynunu dışarı çıkarmaya, ileri itmeye, engelleri aşmaya ve başkalarının yapamayacağı riskleri almaya istekli değilsen patron olmazdın. Bu yüzden coşkularınızı ve zamanınızı aşmayı öğrenmek ciddi bir içgözlem ve pratik gerektirir.

3. Yalnız gitme.

Çalışanlarınızla nasıl değişmek istediğinizi ve nedenini konuşun. İşbirliklerini sağlayın. Arkaya kaydığınızda onlara nasıl tepki vereceğinizi öğretin (çünkü yapacaksınız. Ben ve tam anlamıyla “kitabı yazdım”).

Unutmayın, yine de asla “Hayır, patron, sizin tarafınızdan kesintiye uğramak için çok meşgulüm!” Demeyecekler! İkinize de kibarca caydırmak için fikirlerinizde yardım etmelisiniz, örneğin, “Tabii, patron, Bunu şimdi yapabilirim, ama aslında dün istediğin raporu bitirmekten sadece birkaç saat geçirdim. Oldukça karmaşık, bu yüzden önce tamamlarsam ikimiz de daha iyi olabiliriz. O zaman sizi en geç 3:00 kadar arayacağım, yeni fikrinize bölünmemiş dikkatimi vermeye hazırım. Bu senin için işe yarayacak mı?"

4. Kesinti alışkanlığınızı kırdıktan sonra etrafınıza bakın. Kesinti kültürüne başka kurumsal katkılar var mı?

Günümüzün popüler açık kat planı, özellikle birbirlerinin konsantrasyon ihtiyacına saygı duymak için yeterli sessiz yerler ve kurallar yoksa katkıda bulunabilir. Bir diğeri, çeşitli kesintili cihazlara ve uyarılara aşırı dikkat gösterilmesidir. Yine, çalışanlarını konsantrasyon ihtiyaçları için en iyi ortamı bulmaya davet edin.

İş yeriniz zehirli mi? Çalışma kültürünü esinlenerek değiştirebileceğiniz 4 yolu öğrenin.