Toplantınızı mahvetmenin 7 yolu

Toplantıların imajı gerçekten kötü. Şaşırtıcı değil, çünkü çoğu zaman çok uzunlar, net bir plan yok, çok fazla insan davet ediliyor ve çalışma programlarımıza hükmediyorlar. Yeni bir Salary.com çalışmasında 3.164 işçinin% 47'sinden söz edilen “çok fazla toplantı” ofisteki 1 numaralı zaman kaybı oldu. Araştırmalar, çoğu iş adamının haftada bir güne eşdeğer toplantılarda geçirdiğini ve CEO'ların toplantıda zamanlarının% 60'ını harcadığını gösteriyor. Seyahatlerimde, bence bu yetersiz.

Toplantıların bir şey yapmak, karar vermek veya yeni bir fikir oluşturmak için birkaç kişi arasında anlamlı bir konuşma olması gerekmiyor mu? Ekip çalışması, işbirliği ve beyin fırtınası konusundaki konuşmalar coşku getirir, ancak bu parlaklığın gerçekleştiği “toplantı” hakkında konuştuğunuzda hikaye değişir. Belki toplantılar yeniden markalama yardımına ihtiyaç duyar. Ya da belki toplantılara liderlik eden ve toplantılara katılan insanlar sorumludur.

Kısa süre önce naysayer, dominator veya rambler gibi toplantı katillerini tanımlayan bir Wall Street Journal makalesine katkıda bulundum. Bu karakterler kesinlikle hesaba katılmalı, yine de kendi en büyük düşmanımız olabiliriz.

Bu tekniklerden herhangi birini kullanıyorsanız, muhtemelen kötü toplantılar düzenlersiniz:

1. Toplantının gerekli olduğundan emin değilsiniz ama yine de toplantıya sahipsiniz. Önceden programlanmış toplantı en kötü suçludur. Birisi geçen yıl aylık bir toplantı olarak ayarladı ve orada takviminizde. Açık bir karar veya eyleminiz yok, ancak iptal etmek kötü görünebilir, böylece askerleriniz.

2. İki kişi arasında kısa bir görüşme yeterli olduğunda bir toplantı yapın. Her konu bir grup tartışması veya karar gerektirmez. Allison ve Rob 15 dakika konuşup bir karara varabilirlerse, bunu gerçekleştirin ve ilk bilen olmak istediğinizi söyleyin.

3. Uzaktan katılan herkesi davet edin. Birçok toplantı “hadi John'u da ekleyelim - buna dahil oldu” ya da “Karen bir şeyler ekleyebilir” tarafından davet edilir. Davet listesi uzadıkça, açık, açık tartışma olasılığı azalır. Karar vericilere ve sadece orada olması gerekenlere sorun. Davetsizlere zaman armağanı verin.

4. Gündem yok. Bu, herkes kendi kişisel gündemlerine başvurduğundan 'herkes için ücretsiz' oluşturmanın harika bir yoludur. Siz yürürken veya numarayı çevirirken bunu önceden düşünün. Sonucunuza ulaşmak için gereken adımları öğrenin ve herkese ne olduklarını anlatın. Sonra, gruba 'bu büyüleyici bir konu olsa da, başka bir gün beklemek zorunda kalacağını' söylediğinde çok daha kolay.

5. Toplantının kolaylaştırılmasından kimsenin sorumlu olmaması. Bu siz olabilir veya birisinden bu rolü oynamasını isteyebilirsiniz. Kapsamaya çalışacağınız üç konuyu bilseniz bile, hiç kimse grubu yolda tutmuyor ve saati yönetmiyorsa, şansınız sadece üç roketten birini kaplıyor. Ve bu saygın kolaylaştırıcı, kararlaştırılan eylemlerin ve sahiplerin sonunda doğrulanmasını sağlar.

6. İlk 15 dakikanızı geç gelen konuklarınızı karşılayarak geçirin. Bu, daha fazla insan gelene veya çağrı alana kadar beklemenin ve beklemenin gerçek zaman kaybıdır. “İnsanların gelmesi için sadece birkaç dakika daha bekleyeceğiz.” Ya da yeni bir kişi (geç) her seferinde oraya gelen insanların zaten duyduklarını tekrarlayarak katıldıklarında. Birinin geç gelmesinin nedeni ne olursa olsun, gecikmelerinin sorunlarından grubun sorununa geçmesine izin vermeyin. Ayrıca, bu herkesi geç gelmesi için eğitir, çünkü olabilirsiniz.

7. Çoklu görev için başka bir yol arayın. Toplantınızdaki herkesin dizüstü bilgisayarları tartışmayı yarı dinlerken başka işler yapmaya açıksa, bir sorununuz var demektir. Toplantıyı kritik görmüyorlar, size saygı duymuyorlar ve / veya grup, her üç kelimeyi alanlara uyum sağlamak için konuları birkaç kez tekrar ziyaret edecek. Şahsen veya telekonferansdaysanız, herkes oyunda kalırsa daha etkili ve daha hızlı bir toplantı için biraz dikkat isteyin.

Katılımdaki kişiliklerle, iş önceliklerini değiştirirken ve diğer etkinliklerle çatışmalarda yeterince zorluk yaşayacağınızı biliyorsunuz. Siz de nasıl harika bir toplantı yapılacağını öğrenebilirsiniz, ancak lütfen çabuk olun.